Términos y condiciones Bold POS

• Comercio: tú, persona natural o jurídica que contrata los servicios de Bold, según la definición contemplada en los T&Cs Generales.
• Cuenta del Comercio: es la cuenta que se crea a nombre de cada Comercio al momento de realizar el registro en la Plataforma. A través de ella se puede acceder a todas las funcionalidades ofrecidas por el Software Bold POS según el plan que hayas adquirido.
• DIAN: es la Unidad Administrativa Especial – Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
• Factura Electrónica: es un documento digital que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios para aquellos Comercios que se encuentran obligados a facturar electrónicamente. Operativamente se genera a través de un Proveedor Tecnológico para luego ser transmitido a la DIAN, para su validación y entrega, con el lleno de sus requisitos legales. .
• Comprobante Electrónico: es un documento digital que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios para aquellos que no se encuentran obligados a facturar electrónicamente. Operativamente se genera por Bold, no tiene efectos fiscales y no tiene aplicación fiscal.
• Plataforma: es la aplicación web y móvil que ofrece Bold, a través de la cual puede accederse al Software Bold POS y a todas sus funcionalidades, disponible en la aplicación móvil y la página web de Bold.
• Plan: hace referencia al conjunto de funcionalidades del Software Bold POS a las que tienen acceso los Comercios según el plan que sea adquirido.
• Proveedor Tecnológico: es Bold o el tercero que éste designe. Tendrá por función emitir las facturas electrónicas y/o documentos equivalentes, actuar como firmante autorizado con su certificado digital ante la DIAN y, de acuerdo a las políticas de firmado vigentes, transmitirá a esta entidad los comprobantes electrónicos que puedas generar para su validación previa.
• Firma Digital: es un mecanismo de autenticación que el Proveedor Tecnológico, al momento de emitir la Factura Electrónica, realiza para garantizar la autenticidad, integridad y no repudio de la Factura Electrónica o Comprobante Electrónico.

Para registrarte en la Plataforma y poder acceder a las funcionalidades ofrecidas por el Software Bold POS es necesario que:

• Diligencies la totalidad de la información solicitada en la página de registro.
• Aceptes expresamente estos T&Cs y, por consiguiente, los T&Cs Generales.
• En caso de habilitar la funcionalidad de facturación electrónica, deberás aceptar el contrato de mandato para la firma de documentos electrónicos en favor del Proveedor Tecnológico y/o Bold.

Al cumplirse con los pasos anteriormente descritos, previa validación por parte de Bold de los datos ingresados, se perfecciona la creación de la Cuenta del Comercio en la Plataforma. A partir de este momento, podrás acceder a las funcionalidades del Software Bold POS según el Plan contratado.

Recuerda que tu Cuenta del Comercio es de uso personal e intransferible, motivo por el cual la Plataforma tiene todos los mecanismos de seguridad para el acceso a la misma, incluyendo la clave secreta como mecanismo de autenticación.

Con la aceptación de los presentes T&Cs, reconoces que eres el único responsable por la información que ingreses en la Plataforma del Software Bold POS, su exactitud, veracidad y confiabilidad. Por consiguiente, eres responsable por cualquier error que pueda presentar la información suministrada en la Plataforma, así como por toda inconformidad, requerimiento o sanción administrativa que genere alguna acción u omisión tuya, debiendo mantener a Bold indemne en cualquiera de los anteriores casos.

Una vez realices el registro en la Plataforma en los términos de apartado anterior y se complete la creación de tu Cuenta del Comercio, se te concederá una licencia no-exclusiva, temporal, revocable e intransferible para utilizar el Software Bold POS, en virtud de la cual podrás acceder a una o varias de las siguientes funcionalidades, según el Plan seleccionado:

Registro de Ingresos

• Control de ventas a crédito y de contado a través de un Point Of Sale ( en adelante, el “Punto de Venta” o “POS”)
• Control de turnos por usuario/cajero
• Descuentos por ítems y generales
• Ventas por vendedor y usuario
• Formatos de impresión de acuerdo (Página completa, media página y ticket)
• Compartir ventas por Whatsapp, email o redes sociales.

Gestión de Inventarios

• Registro de productos inventariables y servicios
• Control simplificado de inventarios
• Importación masiva de inventario en Excel
• Categoría de ítems
• Unidades por ítem
• Costo promedio y último precio de inventario
• Entradas y salidas automáticas de inventario
• Imágenes por ítem
• Control de flujo de inventario

Registro de Gastos

• Registro de gastos con fotos, fecha y proveedor

Contactos

• Registro de contactos y proveedores
• Estado de cuenta e historial de movimientos por cliente
• Descuento asignado al cliente

Reportes y Dashboards

• Historial de ventas, ventas por ítems, cierres de caja, cuentas por cobrar, historial de inventarios.
• Dashboard inicial con ventas totales, utilidad bruta, costos de venta, cuentas por cobrar, flujo de caja, top 5 ítems más vendidos, top 5 mejores clientes

Ajustes

• Perfil del Comercio, correlativos de documentos, descuentos y métodos de pago personalizados, categorías de gastos e items, usuarios, roles y permisos, vendedores, configuraciones generales POS.

Integración 'Payments'

• Integración seamless con el app de procesamiento de pagos de Bold, donde podrás registrar una venta desde el POS y cobrar un pago con el datáfono Bold.

Bold se reserva el derecho de cambiar, adicionar, eliminar o de cualquier forma modificar de tiempo en tiempo las anteriores funcionalidades, así como el precio y las características de los Planes ofrecidos.

En ningún caso la licencia de uso del Software Bold POS concedida implica transferencia del derecho de dominio sobre el mismo.

A través de la Plataforma del Software Bold POS, a entera discreción de Bold y según disponibilidad, en caso de encontrarte obligado a facturar electrónicamente por la DIAN podrás acceder a la funcionalidad de facturación electrónica. Igualmente, si no te encuentras obligado podrás utilizar la funcionalidad para la expedición de Comprobantes Electrónicos o Facturas Electrónicas o documentos equivalentes, estos últimos bajo la modalidad de facturador electrónico voluntario.

En caso de que habilites esta funcionalidad debes tener en cuenta lo siguiente:

¿Cuáles son tus obligaciones generales con relación a la funcionalidad de facturación electrónica?

• Al momento de habilitar la facturación electrónica, deberás manifestar y garantizar durante todo el uso de la funcionalidad de facturación electrónica que:
  • Cumples con los requisitos que exige la DIAN a los obligados a facturar electrónicamente.
  • Cuentas con un modelo de contingencia para facturación electrónica, en los términos establecidos por la Resolución 165 de 2023 (Art. 37), o cualquier norma que la modifique o complemente.
  • Eres el propietario, emisor y/o receptor de cualquier Factura Electrónica, documento equivalente y/o Comprobante Electrónico que emitas a través del Software Bold POS.
• Debes suministrar en todo momento información completa y veraz a Bold y/o el Proveedor Tecnológico para la generación de la Factura Electrónica, documento equivalente y/o Comprobante Electrónico.
• Debes garantizar que la información que es suministrada para la emisión de la Factura Electrónica y/o documento equivalente cumple con las normas tributarias y fiscales.
• El Software Bold POS está diseñado para servir como una herramienta a tus diferentes necesidades. Sin embargo, cada eres responsable del cumplimiento de tus obligaciones tributarias ante la DIAN.
• Utilizar el Software Bold POS de forma responsable y, en ningún escenario, utilizarlo como una herramienta para omitir o transmitir información engañosa a la DIAN o cualquier otro tercero. En caso de detectar esto, Bold terminará el servicio de forma inmediata y procederá a realizar el reporte de información correspondiente a la DIAN.

Limitaciones de responsabilidad frente al uso de la funcionalidad de facturación electrónica

Eres el único responsable frente a cualquier reclamación o acción legal, judicial o extrajudicial, iniciada por cualquier tercero o la DIAN sobre el contenido de la información suministrada para la emisión de Facturas Electrónicas, documentos equivalentes y/o Comprobantes Electrónicos, teniendo en cuenta que eres el único propietario de la información que ingresas al Software Bold POS.

Por otra parte, eres responsable de buscar asesoramiento de expertos para el correcto uso de nuestra funcionalidad de facturación electrónica y, en general, el correcto desarrollo de tus actividades comerciales.

Bold no es responsable por:

• El deterioro, pérdida o destrucción de toda o parte de la información transmitida por deficiencias o interrupciones de los servicios o por cualquier causa ajena a la voluntad de Bold.
• El mal diligenciamiento de un formulario tributario o la información que erróneamente suministres como Comercio al momento de realizar un trámite ante la DIAN o ingresar la información al Software Bold POS para la emisión y envío de Facturas Electrónicas, documento equivalente y/o Comprobantes Electrónicos.

Uso y transmisión de datos personales

En adición a lo establecido en nuestra política de tratamiento de datos personales, la cual puedes consultar en https://bold.co, debes tener en cuenta lo siguiente:

• Tus datos personales son transmitidos al Proveedor Tecnológico designado por Bold en caso de que sea un tercero, o cualquier otra sociedad que se integre al Software Bold POS para el desarrollo y prestación de la funcionalidad de facturación electrónica.
• Tus datos personales son transmitidos al Proveedor Tecnológico con la finalidad que este pueda ejecutar el firmado y certificación digital de las Facturas Electrónicas que generes para su posterior transmisión a la DIAN.
• Tus datos personales podrán ser transmitidos a terceros con la finalidad de que Bold pueda ofrecer mejores servicios, actualizaciones tecnológicas y diseño de servicios a la medida de las necesidades tuyas como Comercio.

Reporte de información por parte de Bold

Bold está comprometidos con evitar que se realicen operaciones engañosas frente a la DIAN, por esto te informa lo siguiente:

• En el reporte mensual de operaciones Bold te informará tanto las transacciones que fueron soportadas a través Factura Electrónica y/o documento equivalente, como las operaciones que fueron soportadas a través de un Comprobante Electrónico.
• En caso que la DIAN lo solicite, Bold reportará a esta entidad, además de las Facturas Electrónicas y/o documentos equivalentes, los Comprobantes Electrónicos emitidos por tu parte a través de nuestro sistema.

Aspectos a tener en cuenta en la emisión de Comprobantes Electrónicos

La funcionalidad de facturación electrónica permite emitir Comprobantes Electrónicos tanto a Comercios no obligados a facturar como aquellos obligados. Esto se debe a que, en algunos escenarios, Comercios no obligados a facturar pueden emitir a su criterio Comprobantes Electrónicos de sus operaciones, los cuales no tienen ningún efecto fiscal.

Teniendo en cuenta lo anterior, los Comprobantes Electrónicos son emitidos bajo tu responsabilidad, los cuales en ningún caso sustituyen la obligación de facturar electrónicamente y/o expedir documentos equivalentes en caso que estés obligado.

Así las cosas, Bold tendrá la potestad de terminar tu uso de la funcionalidad de facturación electrónica en caso que se detecte que por tu parte se están emitiendo Facturas Electrónicas, documentos equivalentes y/o Comprobantes Electrónicos con información engañosa, sin el lleno de requisitos legales o en desconocimiento de tus obligaciones tributarias.

En caso de solicitud de la DIAN, Bold puede reportar toda la información relacionada con las Facturas Electrónicas, documentos equivalentes y/o Comprobantes Electrónicos que emitas por el Software Bold POS.

Terminación del uso de la funcionalidad de facturación electrónica

En caso de que tú o Bold o den por finalizado el uso de nuestra funcionalidad de facturación electrónica, se deberá tener en cuenta lo siguiente:

• Bold tendrá a disposición tuya la información suministrada para la emisión de Facturas Electrónicas o Comprobantes Electrónicos por un término de 30 días calendario.
• Bold no tendrá la obligación de entregar la información en algún formato específico o realizar algún proceso de migración, puesto que únicamente se ingresan los datos con el objeto de su funcionamiento y uso.

Tus derechos en relación con el Software Bold POS son aquellos que se encuentran contemplados en la sección titulada “¿Cuáles son los derechos y obligaciones generales del Comercio?” en los T&Cs Generales.

Al usar el Software Bold POS te obligas expresamente a lo siguiente:

• Realizar oportunamente los pagos asociados al Plan contratado, en las condiciones y los medios disponibles que se encuentren publicados en la Plataforma y contenidos en los presentes T&Cs.
• Notificar a Bold de cualquier uso no autorizado de tu Cuenta del Comercio en la Plataforma dentro de los 2 días hábiles siguientes a la fecha en la que hayas tenido conocimiento de tal hecho.
• No suplantar la identidad de otros Comercios para utilizar la Plataforma o para cualquier otro fin.
• No realizar actos que puedan descifrar, desensamblar o desestabilizar la Plataforma de cualquier manera.
• No publicar información en la Plataforma que vulnere los derechos de terceros, incluyendo pero sin limitarse a bienes de propiedad intelectual.
• No publicar información errónea, sensible, desactualizada, que pueda inducir a error a terceros, o que adolezca de un vicio de índole semejante.
• No tener más de una Cuenta del Comercio en la Plataforma con los mismos datos personales, asociada al mismo establecimiento de comercio.
• Cumplir con las obligaciones tributarias aplicables.
• Las demás obligaciones contempladas en los T&Cs Generales.

El incumplimiento de cualquiera de las anteriores obligaciones le concede a Bold el derecho de bloquear la Cuenta del Comercio en la Plataforma.

Con la aceptación de los presentes T&Cs reconoces que son plenamente aplicables al Software Bold POS los derechos y obligaciones generales de todos los servicios de Bold consagrados en los T&Cs Generales.

Bold tiene derecho a bloquear de manera temporal o definitiva la Cuenta del Comercio en caso de constatar cualquier incumplimiento de los presentes T&Cs, y en particular de tus obligaciones como Comercio, sin perjuicio de su deber de colaboración con las autoridades competentes para investigar, juzgar y/o sancionar a quien incurra en ellos.

Bold se obliga a lo siguiente en relación con el Software Bold POS:

• Poner a tu disposición en todo momento a través de la Plataforma la información de tu Cuenta del Comercio y de las funcionalidades asociadas al Software Bold POS, según el Plan que hayas contratado. Bold se exonera de toda responsabilidad por cualquier falla o inconveniente asociado a la Plataforma que no sea atribuible a Bold.
• Poner a tu disposición en todo momento a través de la Plataforma la información acerca de los Planes disponibles y las formas de pago aceptadas, de manera clara, suficiente y actualizada.
• Poner a tu disposición en todo momento a través de la Plataforma los presentes T&Cs, debidamente actualizados.
• Entregar la información que se encuentre en el Software Bold POS cuando así lo requiera cualquier autoridad administrativa y/o judicial debidamente facultada para ello.

Frente a esta última obligación, Bold no es responsable por la exactitud, veracidad, exhaustividad, legitimidad o actualización de la información que incluyas en la Plataforma al utilizar el Software Bold POS, así como en caso que hayas omitido incluir información relevante para la respectiva autoridad administrativa y/o judicial.

Bold tampoco es responsable por las eventuales acciones que llegare a tomar la respectiva autoridad administrativa y/o judicial en contra del Comercio con fundamento en la información que Bold esté obligado a entregarle a aquella en cumplimiento de sus obligaciones legales, reglamentarias y las establecidas en los presentes T&Cs y los T&Cs generales, lo cual es comprendido y aceptado por el Comercio.

Las causales generales de terminación contempladas en los T&Cs Generales, bien sea terminación (i) de común acuerdo, (ii) unilateralmente por tu parte o (iii) unilateralmente por Bold, son plenamente aplicables a los presentes T&Cs del Software Bold POS.

Adicionalmente, Bold puede dar por terminado unilateralmente el contrato en cualquier momento en caso de que incumplas los presentes T&Cs.

Si bien Bold no garantiza la disponibilidad de la Plataforma el 100% del tiempo, de conformidad con lo establecido en los T&Cs Generales se compromete a hacer sus mejores esfuerzos para mantener la Plataforma en su normal funcionamiento.

Cualquier evento de interrupción que afecte el normal funcionamiento de la Plataforma te será debidamente comunicado.

Bold se exime de responsabilidad relacionada con la indisponibilidad de los servicios o la plataforma por fallas de terceros, o los riesgos a los que se encuentra expuesta su infraestructura tecnológica y la de sus proveedores, salvo dolo o culpa de Bold debidamente probados, según lo disponen los T&Cs Generales.

Ten presente que para acceder al Software Bold POS debes contar con conexión a internet y un dispositivo (computador, tableta, teléfono móvil inteligente) que sea compatible con el mismo.

Bold tiene la facultad de modificar los presentes T&Cs en cualquier momento, sin necesidad de que se entiendan modificados también los T&Cs Generales, de lo cual te va a informar oportunamente con un plazo de 7 días calendario de anticipación. Los nuevos T&Cs se van a poner a disposición a través de la Plataforma.

En caso de discrepancia entre los presentes T&Cs y los T&Cs generales, prevalecerán los primeros cuando se trate del Software Bold POS.